Tags:

Gerek geçmişte kendi profesyonel yaşantımda, gerekse danışmanlığını verdiğim kurumlarda beni en çok rahatsız eden konuların başında sadece zaman kaybından başka bir işe yaramayan iyi planlanmamış toplantılardır. Sadece yöneticilerin veya patronların kendi egolarını tatmin için yapılan bu plansız toplantılar aslında işletmeler için zaman ve para kaybından başka hiç bir şey değildir.

Toplantı yapmadan önce iyi bir planlama yapılırsa hem toplantılarınız hedefine ulaşmış olur, hem katılımcılar daha motive olur hemde işlerininizde hedefine ulaşmış olursunuz.

İyi planlanmış bit toplantı için;

Toplantıları İyice Planla:
Her toplantının belirli bir amacı ve gündemi olmalıdır. Toplantının başında ve sonunda hedeflere odaklanılarak, belirli bir konuda kararlar alınmalı ve uygulanabilir eylem adımları belirlenmelidir.

Toplantı Sürelerini Kısalt:
Minimalist bir yaklaşım, toplantı sürelerini kısaltmayı içerir. Toplantıların sıkıcı ve uzun olması, verimliliği düşürebilir. Belirli bir süre sınırlaması koyarak, katılımcıları daha odaklı ve etkili olmaya teşvik edebilirsiniz.

Gereksiz Toplantılardan Kaçın:
Her toplantının bir amacı olmalıdır. Gereksiz toplantılardan kaçınılmalı ve katılımcıların zamanlarını daha değerli ve etkili bir şekilde kullanmalarına olanak tanınmalıdır.

Elektronik Cihaz Kullanımını Sınırla:
Toplantı sırasında elektronik cihazların kullanımı dikkati dağıtabilir. Katılımcıları, toplantı süresince telefonları veya bilgisayarları kullanmamaya teşvik etmek, odaklanmayı artırabilir.

Etkili İletişim Stratejileri Kullan:
Açık ve net iletişim, toplantıların verimli olmasını sağlar. Karmaşık jargon ve gereksiz detaylardan kaçınılmalıdır. Herkesin anlayabileceği basit bir dil kullanarak iletişim kurmak, toplantıların etkinliğini artırabilir.

Toplantıya Katılanları İyi Seç:
Herkesin katıldığı toplantılar, zaman ve kaynak israfına neden olabilir. Toplantıya katılacak kişiler özenle seçilmeli ve yalnızca konuyla ilgili olanlar davet edilmelidir.

Eylem Adımlarını Belirle:
Toplantının sonunda, alınan kararlar ve belirlenen eylem adımları net bir şekilde belirtilmeli ve sorumlular atanmalıdır. Bu, toplantının etkili bir şekilde sonuçlanmasını sağlar.

Toplantıları İzleme ve Değerlendirme:
Toplantıların etkinliğini değerlendirmek önemlidir. Toplantı sonrasında, katılımcılardan geri bildirim alınmalı ve gerekirse süreç iyileştirilmelidir.

Bu stratejiler, toplantı verimliliğini artırmak ve iş hayatında minimalist bir yaklaşım benimsemek için etkili olacaktır.

  • 110